Wie eine Bauunternehmung 140.000 Euro spart

Ein mittelständisches Bauunternehmen mit Sitz in Düsseldorf beschäftigt rund 800 Mitarbeiter und verfügt über ein jährliches Reisebudget von etwa 800.000 Euro. Aufgrund der Geschäftstätigkeit reisen Mitarbeiter regelmäßig zu Baustellen im In- und Ausland, zu Kundenterminen sowie zu Branchenveranstaltungen. Vor der Einführung von Valhalla war die Organisation der Geschäftsreisen stark fragmentiert. Mitarbeiter buchten über verschiedene Plattformen und Agenturen, es gab keine einheitlichen Richtlinien und die Nachverfolgung der Ausgaben war zeitaufwendig und unübersichtlich.

Diese Situation führte zu mehreren Herausforderungen. Die Reisekosten stiegen jährlich um etwa 8 bis 12 Prozent, während gleichzeitig die Transparenz über tatsächliche Ausgaben fehlte. Rechnungen trafen häufig erst Wochen nach der Reise ein, wodurch eine zeitnahe Kostenkontrolle kaum möglich war. Die Finanzabteilung verbrachte viele Stunden pro Monat mit der manuellen Datenerfassung und der Prüfung von Richtlinien. Zusätzlich entstanden höhere Vermittlungsgebühren, da Buchungen über unterschiedliche Anbieter erfolgten.

Um diese Probleme zu lösen, entschied sich das Unternehmen für die Einführung von Valhalla als zentrale Plattform für Geschäftsreisen. Die Implementierung dauerte weniger als 48 Stunden. Insgesamt wurden 10 Travel Manager im System angelegt, die künftig für die Organisation der Geschäftsreisen verantwortlich waren. Valhalla wurde direkt mit den bestehenden Buchhaltungssystemen, darunter Datev und SAP, integriert. Alle Mitarbeiter wurden im System angelegt und konnten von den Travel Managern zentral verwaltet werden.

Die Travel Manager buchten Flüge und Hotels direkt über die Plattform für die jeweiligen Mitarbeiter. Nach jeder Buchung erhielten die Reisenden ihre Ticketbestätigungen automatisch per SMS, E-Mail sowie über das Webportal. Dadurch hatten Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf ihre Reisedaten und konnten ihre Reisen einfach verwalten.

Die Route Intelligence Engine von Valhalla analysiert automatisch alle verfügbaren Flugoptionen und schlägt die kosteneffizientesten Verbindungen vor. Gleichzeitig automatisiert die Plattform Genehmigungsprozesse, Budgetkontrollen und die Verarbeitung von Rechnungen.

Bereits nach drei Monaten waren deutliche Verbesserungen sichtbar. Die durchschnittlichen Flugkosten sanken um 18 Prozent durch intelligente Routenoptimierung. Die Hotelkosten reduzierten sich um 12 Prozent durch optimierte Buchungen. Gleichzeitig gingen die Vermittlungsgebühren um 25 Prozent zurück, da alle Buchungen nun über eine zentrale Plattform liefen. Auch die operative Effizienz verbesserte sich deutlich: Die Finanzabteilung konnte rund 120 Stunden pro Monat bei der manuellen Datenverarbeitung einsparen.

Im ersten Jahr erzielte das Unternehmen insgesamt Einsparungen von rund 140.000 Euro, was einer Reduktion von etwa 17,5 Prozent des ursprünglichen Reisebudgets entspricht. Die Investition in Valhalla amortisierte sich bereits innerhalb von zwei Monaten. Gleichzeitig gewann das Unternehmen vollständige Transparenz über alle Reiseausgaben in Echtzeit.

Diese Fallstudie zeigt, wie Unternehmen mit einer großen Anzahl reisender Mitarbeiter durch eine zentrale Plattform wie Valhalla nicht nur Kosten reduzieren, sondern auch Prozesse automatisieren und vollständige Kontrolle über Geschäftsreisen gewinnen.